Archivage de courrier électronique
L'utilisation du courrier électronique ne montre aucun signe de ralentissement. Les rapports sur les tendances du marché de Gartner, d'IDC et d'autres groupes d'analystes soulignent effectivement l'importance du courrier électronique et concluent qu'il s'agit probablement de l'outil de communication organisationnel le plus vital - ou, tout au moins, l'outil le plus largement utilisé. À cette importance s'ajoute la responsabilité des organisations, qui doivent non seulement gérer et archiver leur courrier électronique, mais qui doivent également créer une structure dans laquelle les informations contenues dans le courrier électronique peuvent être retrouvées et utilisées de façon rapide et efficace.
Avec la pression subie par les organisations pour se conformer aux nouvelles normes de réglementation, tout en étant capable de retenir un volume de connaissance interne en constante expansion, les organisations sont forcées d'admettre qu'elles doivent se pencher sur les questions suivantes:
- Quels risques courrons-nous en termes de perte des connaissances de la société?
- Quelles considérations légales et quelles réglementations devons-nous prendre en considération ? Et quelles peuvent être les répercussions de la bonne/mauvaise utilisation des systèmes de courrier électronique par le personnel ou par l'organisation?
- Quelle est l'importance des informations contenues dans le courrier électronique pour les opérations quotidiennes, et quelle est la solution préférable pour assurer leur accessibilité et leur utilisation à long terme?
- L'archivage sera-t-il fait centralement ou par les utilisateurs individuels?
ZyLAB offre toute une gamme d'outils qui vous aideront à archiver votre courrier électronique:
- PST indexing for Outlook (pour utilisateur final)
- XML conversion of Outlook files (pour utilisateur final)
- Exchange Server information conversion to XML database (pour l'archivage au niveau du serveur)
L'archivage par l'utilisateur final
PST indexing for Microsoft® Outlook (ZyFIND for Outlook)
Microsoft® Outlook peut stocker votre courrier électronique dans des dossiers personnels (fichiers PST). Ces fichiers PST peuvent contenir une structure élaborée par vous-même. Un fichier PST peut contenir des milliers de courriers électroniques, tous stockés dans PST et dans son format Microsoft® Outlook format. Toutes les pièces jointes sont incluses dans les messages originaux. Avec ZyFIND for Outlook, vous pouvez créer des index pour fichiers PST dans leur format natif, et retrouver les informations dans tout le courrier électronique, y compris dans les pièces jointes. Les utilisateurs peuvent utiliser ZyFIND or ZyFIND for Outlook pour rechercher dans leurs propres index de courrier électronique. En outre, ZyFIND for Outlook ajoute à l'interface Microsoft® Outlook le programme de recherche ZyLAB.
Particularités & Avantages:
- Recherche rapide dans le courrier électronique (plus rapide que l'outil de recherche standard fourni par Outlook)
- Recherche dans les pièces jointes (supporte plus de 700 formats différents)
- Recherche simultanée dans plusieurs fichiers PST
Conversion de courrier électronique Microsoft® Outlook en XML (RMA Plug-in)
Le RMA Plug-in est un grand pas en avant pour la technologie Microsoft® Outlook. Il vous permet de stocker facilement votre courrier électronique, que vous pouvez rechercher en texte intégral, dans une archive ZyLAB. En utilisant l' " Option Archivage ", votre courrier électronique sera stocké comme un dossier texte, un dossier HTML, ou un dossier RTF. Les informations standard du courrier électronique, comme le nom de l'expéditeur, l'objet et la date sont archivées comme champs. Toutes les pièces jointes des courriers électroniques sont également sauvegardées, et un lien sera créé entre le courrier électronique original et les pièces jointes.
Vous pouvez trouver soit le courrier électronique, soit les pièces jointes lorsque vous recherchez dans vos archives. Parce que RMA Plug-in crée un lien entre le courrier électronique original et les pièces jointes, vous pouvez toujours ouvrir instantanément le lien.
En conséquence, ne vous souciez plus de l'archivage de votre courrier électronique. Il vous suffit d'installer RMA Plug-in pour que tout votre courrier électronique important soit archivé en toute sécurité dans un format de fichier ouvert, instantanément accessible grâce au logiciel ZyLAB.
Particularités & Avantages:
- Vous permet de travailler immédiatement, grâce à son installation facile
- Archive en un seul geste dans Microsoft® Outlook
- Sauvegarde directement vos documents dans l'archive ZyLAB
- Inclut les pièces jointes du courrier électronique aux courriers électroniques archivés
- Extrait automatiquement les champs comme l'Expéditeur, la Date et le Destinataire pour qu'ils puissent être exploités dans l'archive ZyLAB
- Intègre automatiquement les propriétés des courriers électroniques, comme le nom de l'expéditeur, l'objet et la date
Archivage basé sur le serveur
Archivage des informations du serveur Microsoft® Exchange en archivage XML (ZyIMAGE Connecteur d'Échange)
Le connecteur d'échange ZyIMAGE vous permet d'archiver toutes vos informations de votre serveur Microsoft® Exchange Server en archivage ZyIMAGE XML. Toutes les informations que vous souhaitez archiver, comme les courriers électroniques, les forums de discussion, etc. seront copiées du serveur Microsoft® Exchange et stockées comme dossiers XML avec leurs éventuelles pièces jointes. Le stockage de votre courrier électronique en XML garantit la compatibilité avec les futurs systèmes, sans devoir recourir à de coûteuses conversions. Le connecteur d'échange ZyIMAGE ajoutera de façon automatique les informations comme le nom du destinataire, le nom de l'expéditeur, la date et l'heure comme des champs, et ainsi, votre archive sera automatiquement structurée. L'utilisation du moteur de recherche en texte intégral ZyLAB vous permet de créer une archive adressable, et d'en extraire les documents de façon simple et rapide.
En fonction de vos besoins et de votre infrastructure, l'archivage ZyIMAGE XML peut résider dans le dispositif d'emmagasinage de votre choix, comme HDD, RAID ou SAN.
Des archives de courrier électronique individuelles aux archives de courrier électronique de l'organisation
Grâce au connecteur d'échange ZyIMAGE, vous ne devez plus archiver le courrier électronique important selon l'utilisateur; au lieu de cela, l'ensemble du courrier électronique est directement archivé à partir du serveur et est immédiatement adressable. On peut opérer à l'archivage du courrier électronique selon plusieurs scénarios
- Autonome - Le courrier électronique que vous avez archivé peut être adressé et géré par une application ZyFIND Windows autonome, qui ne permettra l'accès au courrier électronique archivé qu'aux personnes autorisées
- Basé sur le Web - Grâce au serveur ZyIMAGE ou au serveur ZyIMAGE Enterprise, les utilisateurs peuvent rechercher et visualiser le courrier électronique par le biais d'un simple logiciel de navigation. Le courrier électronique extrait peut également être réutilisé dans les échanges de courrier électronique avec les clients pour réexpédier ou répondre
- Basé sur le Web et sécurisé - L'utilisation combinée de ZyIMAGE Enterprise et d'un Module Document Security crée un portail d'archive de courrier électronique qui permet à l'utilisateur de logger et de restreindre la recherche à son propre courrier électronique
Particularités & Avantages
- Crée des logs détaillés avec de vastes fonctionnalités de consigne
- Travaille de façon plus efficace avec les contrôles de maintenance basée sur le Web et les applications
- S'intègre parfaitement au serveur WebZyIMAGE Enterprise
- Archive en fichier XML le courrier électronique reçu et expédié - y compris les pièces jointes
- Archive les forums de discussion en XML
- Extrait les propriétés des courriers électroniques pour les archiver en champs sur ZyIMAGE
- Crée des règles d'archivage pour les boîtes à courrier individuelles ou les groupes
- Crée des options d'archivage pour les groupes en Dossiers Publics